Cómo priorizar tareas en el trabajo cuando todo parece igual de importante

Contenido por Kat Boogaard - Trello

Estas son algunas maneras en las que tu equipo y tú pueden empezar a darle sentido a tu gigantesca lista de pendientes e irlas tachando de tu lista de manera ordenada y lógica.

1. Vincula los pendientes a objetivos de la empresa:

Tu equipo y tú no se dan prisa por puro gusto, quieres que el trabajo que están haciendo sea de provecho para todo el negocio.

Y aquí es donde entra en juego la estrategia. "Vincula el trabajo del equipo y del proyecto a los objetivos de la empresa," recomienda Alyssa Towns, una escritora freelance y especialista de operaciones empresariales en Adswerve. Analiza cada tarea en la lista de pendientes y pregúntate: ¿A cuál objetivo general de la empresa contribuye esta tarea?

Pistas:

• Incrementar y mantener las ventas.

• Fidelizar a los clientes actuales y captar nuevos clientes.

• Mejorar el desempeño del equipo de trabajo mediante la capacitación y aplicación del conocimiento y el aprovechamiento de las herramientas.

• Mantener un clima laboral sano y respetuoso entre compañeros.

• Posicionamiento.

• Crecimiento orgánico y estratégico.

• Cumplimiento de políticas y procesos que garantizan el buen funcionamiento.

Esto es útil porque:

Puedes concentrarte en el trabajo que tiene el mayor impacto, en vez del trabajo más fácil. [...] Esto te ayudará a identificar cómo organizar las tareas fáciles y de bajo impacto pero que de igual manera se deberán realizar.

2. Utiliza una matriz de administración del tiempo

No, no es esa Matrix. Nos referimos más bien a usar una matriz de administración del tiempo (conocida como la matriz de Eisenhower) para hacer la priorización de tareas.

Se hace de la siguiente manera: dibuja un cuadrado y luego divídelo en cuatro cuadrantes. Las filas de la izquierda se nombran como "importante" y "no importante". En la parte superior, se nombran las casillas con "urgente" y "no urgente".

La matriz de Eisenhower sirve para priorizar tareas en el trabajo. Por ejemplo, la sesión de entrenamiento para el nuevo empleado es urgente e importante, pero archivar solicitudes de empleo viejas no es ni urgente ni importante. Elige la casilla apropiada para la tarea. Y repite para todas las tareas. Una vez que hayas acomodado todas las tareas en el cuadrante apropiado, utiliza la matriz de Eisenhower como guía para priorizarlas:

• Urgente e importante: estas son las de mayor prioridad. ¡Colócalas al principio de tu lista!

• Urgente y no importante: se pueden delegar. Si no hay nadie disponible para hacerlas, son tu siguiente prioridad.

• No urgente e importante: aparta un tiempo en tu horario para ir avanzando en ellas ¡Cuidado! no permitas que desatenderlas haga que se conviertan en urgentes.

• No urgente y no importante: no tienen porque estar en tu lista de pendientes por el momento.

Esta matriz de administración del tiempo te ofrece una manera sencilla de priorizar tareas y luego actuar en consecuencia. Es mucho más efectiva y eficiente que elegir tareas al azar. 3. Elige algunos logros fáciles para el equipo

Espera un momento... ¿no acabamos de decir que no deberías empezar por las cosas fáciles? ¿No se supone que eso te da una falsa sensación de productividad y te distrae de las tareas más importantes? Sí, a veces. Pero toda regla tiene sus excepciones. Especialmente cuando tu equipo está lidiando con un exceso de trabajo o incluso un burnout. Algunos estudios muestran que el estrés relacionado con el trabajo se correlaciona directamente con la fatiga. Si desde el principio ya están atrasados, mentalmente les va a costar mucho trabajo empezar con los proyectos más importantes. Si crees que es el caso y que un sentimiento de derrota reina en tu equipo, tal vez lo mejor sea empezar por lo más fácil. "Si se encuentran sobre arenas movedizas, mejor ir por las victorias más fáciles," opina Frank Pinto, vicepresidente de ingeniería en Lendbuzz. A su equipo le funciona para generar salir de esa dinámica poco productiva. La satisfacción de haber terminado esos pendientes más fáciles, con suerte provocará un efecto de bola de nieve, motivándolos a seguir con las tareas más complicadas. 4. Toma más en cuenta los factores

Cuando se trata de establecer prioridades en el trabajo, muchos tendemos a concentrarnos en una sola métrica: la fecha de vencimiento. Ordenamos las cosas en función de su fecha de entrega. Aunque este enfoque es válido, no toma en cuenta otros factores como la cantidad de trabajo que involucra la tarea o las calificaciones del equipo para poder hacerla. Por eso, una técnica que usan muchos managers es retroceder para ver el panorama general y pensar en otros aspectos de la priorización de tareas. Estos incluyen:

• Impacto: ¿Cuál es el impacto de esta tarea en los objetivos de la empresa, del equipo y de los clientes?

• Esfuerzo: ¿Cuánto trabajo implica terminar esta tarea? ¿Es fácil o difícil?

• Velocidad: ¿qué tan rápido se puede terminar la tarea?

• Confianza: ¿Qué tan preparado está tu equipo para resolver la tarea? ¿Te sientes listo o intimidado por la tarea?

5. Estás a punto de incumplir la fecha límite, ¿qué haces? Has evaluado, categorizado y reorganizado. Y de todos modos te das cuenta que no podrás terminarlo todo a tiempo. O por lo menos, no en los tiempos planteados originalmente. Aún trabajando las 24 horas del día, sería un milagro terminar todas las tareas de la lista de pendientes antes de la fecha límite. Pero todavía no es tiempo de rendirse (aunque suena tentador). Así es la vida, no eres la primera persona o equipo que tiene que cambiar una fecha de vencimiento La clave para salir adelante es la comunicación clara y proactiva. Identifiquen las tareas que no podrán cumplir a tiempo y avísenle a las personas o equipos que se verán afectados. Explíquenles cortésmente que su equipo tiene demasiado trabajo y no les queda de otra más que retrasar la fecha de vencimiento. Fijen una nueva fecha para entregar la tarea, y esta vez cúmplanla. Pero recuerda que cambiar las fechas de vencimiento es la excepción, no la regla. Aprendan de sus errores y crezcan como equipo Aunque no lo parezca en ese momento, eventualmente resolverán todos los problemas. ¿Y luego, qué sigue? Llegó la hora de analizar a fondo todo el trabajo que hicieron y de proponer algunas mejoras para el futuro. Pensando a futuro, ¿qué vas a requerir?:

• ¿Gestionar el alcance del proyecto de manera más efectiva?

• ¿Fijar fechas límite más realistas?

• ¿Ocupar más personal?

• ¿Tener acceso a más recursos?

Los momentos en los que a tu equipo y a ti se les acumulan un millón de prioridades son situaciones que tendrán que resolver pero también son oportunidades para aprender.

Entonces, cuando se calmen las aguas, no olvides hacer una retrospectiva y usar esa información para averiguar qué pueden hacer para mejorar su trabajo. Aprende a priorizar tareas en el trabajo para tener una vida laboral ordenada y sin tanto estrés.

Fuente: Trello/Productividad - Por Kat Boogaard | Publicado el 13 de abril de 2021Encuentra el artículo completo en https://blog.trello.com/es/como-priorizar-tareas-en-el-trabajo